Privacy

Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Dit is de Europese privacywetgeving die strenge eisen stelt aan de opslag, gebruik en verwerking van persoonsgegevens. Dan is er ook nog de ePrivacy Verordening, regels op het gebied van mail, cookies en telemarketing.

SPOTS hecht belang aan uw privacy en we zullen dan ook vertrouwelijk en zorgvuldig met deze persoonsgegevens omgaan. Hieronder geven wij aan hoe wij met uw gegevens omgaan.

Over SPOTS

SPOTS is de verantwoordelijke in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en – met ingang van 25 mei 2018 – de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In dit privacy statement wordt informatie verstrekt over de verzameling en verwerking van persoonsgegevens door stichting SPOTS.

SPOTS is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel West Brabant onder nummer 20114314. SPOTS is gevestigd en kantoorhoudend in Stampersgat, LP van Mallandstraat 46, 4754 AP, en bereikbaar via het e-mailadres info@stichtingspots.nl of via telefoonnummer: 06 40947232.

Op welke manier verzamelen wij persoonsgegevens en wat doen wij daarmee?

SPOTS kan op de volgende manieren informatie van u ontvangen:

doordat:

• u in het verleden een gift heeft gedaan aan onze organisatie en daarom werd opgenomen in ons bestand; of
• doordat u adoptie ouder of donateur bij ons is (of was); of
• u op enige wijze heeft aangegeven dat u door ons gecontacteerd wenst te worden (bijvoorbeeld via het invullen van een formulier op onze website); of
• iemand u een adoptieschap of donateurschap cadeau heeft gedaan

Deze kunnen verwerkt worden in drie bestanden: de reguliere database (waar al onze adresgegevens te vinden zijn, dataprogramma Salesforce), in ons nieuwsbrievenstand (hierin is opgenomen alleen naam en email) en in onze bankgegevens (dat is alleen als u donateur/adoptie ouder van ons wordt of indien u ons opdracht geeft tot eenmalige incasso).

Direct van u:

Wij krijgen direct persoonsgegevens van u bijvoorbeeld doordat u donateur of adoptie ouder van ons wordt of een eenmalige gift overmaakt via het giftenformulier op onze website. Dit zal gebeuren via ons online donateur/adoptie/giften formulier op onze website. Als u zich aanmeldt als donateur of adoptie ouder, vult u een formulier in. Een voorbeeld daarvan ziet u hier, https://stichtingspots.nl/kom-in-actie/word-donateur/

Wij voeren deze gegevens in in onze reguliere database. Daarbij wordt ook vermeld wat de relatie is (bijvoorbeeld donateur/gift/adoptie ouder – het adoptieproject wordt hierbij vermeld). U wordt ook automatisch ingeschreven in ons nieuwsbrievenbestand zodat u onze digitale nieuwsbrief ontvangt – omdat dit onze manier van communicatie is bijvoorbeeld over door u ondersteunde projecten. In de welkomstmail wordt duidelijk gemaakt dat u automatisch onze email nieuwsbrief ontvangt waarbij wij u op de mogelijkheid wijzen zich hiervoor uit te schrijven (link in de nieuwsbrief) of dat u per (ommegaande) mail duidelijk maakt dat u geen nieuwsbrief wilt ontvangen. Wij zullen in dat geval uw naam uit ons nieuwsbrieven bestand verwijderen.

Betaling en factuurgegevens: indien u een overeenkomst zoals een donateurschap of adoptie aangaat, nemen wij uw bankgegevens ook op in onze database bank ten behoeve van onze betaaladministratie, zodat wij automatisch incasso’s kunnen verwerken zoals met u overeengekomen. Indien de overeenkomst eindigt, worden uw gegevens uit de bank database verwijderd.

Indirect:

Het komt voor dat mensen aan iemand anders een adoptieschap/donateurschap cadeau doen. Ook dan ontvangen wij persoonsgegevens zoals boven vernoemd en zullen deze verwerkt worden zoals boven vermeld.

Donaties via Ideal

Op onze website is het mogelijk om een directe donatie te doen via iDeal. Persoonsgegevens zijn ons dan niet bekend, wel uw mailadres en uw naam. Deze nemen wij op in onze reguliere database.

U wordt ook automatisch ingeschreven voor onze digitale nieuwsbrief omdat dit onze manier van communicatie is bijvoorbeeld over door u ondersteunde projecten. In de dankmail wordt duidelijk gemaakt dat u automatisch onze nieuwsbrief ontvangt waarbij wij u op de mogelijkheid wijzen zich hiervoor uit te schrijven (link in de nieuwsbrief) of dat u per (ommegaande) mail duidelijk maakt dat u geen nieuwsbrief wilt ontvangen. Wij zullen in dat geval uw naam uit ons nieuwsbrieven bestand verwijderen.

Uw gegevens worden niet opgenomen in onze bank database.

Overig

Mochten wij een online petitie of actie opstarten, vragen wij u niet om persoonsgegevens. Hoogstens vragen wij om uw mailadres. In principe zullen wij niets doen met deze mailgegevens. Deze worden dus niet opgenomen in onze database nieuwsbrief. Mochten wij deze wel willen opnemen in ons nieuwsbrieven bestand, zal dat u duidelijk gevraagd worden en kan dat alleen met uw goedkeuring.

Contactformulieren

Op onze website is ook de mogelijkheid tot het invullen van een contactformulier. Deze worden automatisch opgeslagen in een aparte map op onze website (backstage). Wij zullen deze gegevens niet opnemen in onze databases en kunnen u dus ook nooit benaderen naar aanleiding van dit contactformulier. Na afhandeling worden deze formulieren direct verwijderd uit de map van onze website, waar ze in terechtkomen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij in het kader van onze fondsenwervingscampagnes?

De enige manier waarop wij gegevens van u kunnen verkrijgen, is als u zich aanmeldt als donateur of adoptie ouder, een gift overmaakt of in het verleden heeft overgemaakt, of specifiek aangeeft op te willen worden genomen in onze database.

Wij verwerken:

(i)                  contactgegevens (naam, adres, aanspreektitel, geslacht);

(ii)                e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum (als deze informatie wordt geleverd) en persoonlijke voorkeuren van alle personen die ons een gift overmaken of interesse tonen voor onze activiteiten (bijvoorbeeld er wordt vermeld of iemand donateur/adoptie ouder is of een eenmalige gift doet)

(iii)                informatie over ontvangen giften (datum, bedrag, IBAN rekeningnummer, eventuele machtiging, enz.) en de afhandeling ervan (de historiek van giften).

Voor onze nieuwsbrievendatabase verwerken wij naam en emailadres.

Indien u een overeenkomst met ons aangaat (u wordt bv donateur) dan nemen wij uw bankgegevens op in onze bank database.

Anoniem doneren

Donateurs kunnen beslissen anoniem een gift te doen, zodat er geen persoonsgegevens over de donateur wordt verzameld. Wij kunnen u dan niet verwerken in onze database en database nieuwsbrief en kunnen u dan ook geen nieuwsbrief versturen.

Fondsenwerving 

Wij contacteren u alleen over het project waarvoor u bij ons ingeschreven staat. Daarmee willen wij zeggen dat wij geen mailings versturen naar onze achterban over campagnes en wij ook geen telefonische acquisitie plegen bij mensen in onze achterban.

Jaarlijks ontvangen donateurs een certificaat en adoptie ouders een update over hun adoptiedier.

Mensen die een gift hebben gedaan of ooit donateur of adoptie ouder waren, worden jaarlijks herbenaderd met de vraag of zij opnieuw willen doneren. Dat zal per mail gebeuren en hierin zal duidelijk worden gemaakt dat mensen direct kunnen aangeven als zij uit ons bestand verwijderd willen worden. Hun gegevens worden dan op non actief gesteld en na de wettelijke periode, verwijderd.

Nieuwsbrief

SPOTS verstuurd haar nieuwsbrieven naar donateurs, adoptie ouders, mensen die een gift hebben gedaan en geïnteresseerden. Deze nieuwsbrief wordt per e-mail verstuurd.

Naar aanleiding van de nieuwe Privacy wet, hebben wij een ieder in ons bestand een email gestuurd. Met daarin de vraag of zij, indien zij de nieuwsbrief wilden blijven ontvangen, dit nogmaals wilde bevestigen.

Wanneer u wel een nieuwsbrief ontvangt maar daar geen prijs meer op stelt, kunt u gebruik maken van de afmeldlink onderaan de nieuwsbrief.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Persoonsgegevens worden niet voor andere doeleinden gebruikt dan hetgeen hierboven omschreven. Wij gebruiken ook geen andere dienstverleners die voor ons bijvoorbeeld fondsenwerving onder de hoede nemen.

SPOTS zal nooit persoonsgegevens van donateurs, adoptie ouders of gevers, doorverkopen of ruilen aan/met derden.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

SPOTS bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomsten en in ieder geval niet langer dan 10 jaar nadat de overeenkomst is beëindigd, tenzij dit noodzakelijk is ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.

Website en cookies

Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Door gebruik te maken van onze website gaat u akkoord met het plaatsen van cookies. Wij gebruiken cookies om informatie te verzamelen over het gebruik van onze website, zoals paginaweergaves, gebruikte technologieën en tijd besteed op de website. Deze informatie wordt anoniem verwerkt en helpt ons onze website en diensten te verbeteren en beter af te stemmen op onze gebruikers. Tevens kunnen wij cookies gebruiken om te registreren wanneer gebruikers specifieke pagina’s bezoeken, met als doel om in de toekomst meer doelgericht te adverteren. Cookies kunt u alleen zelf verwijderen, aangezien deze op uw computer opgeslagen zijn. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser.

Google analyses

Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalysedienst van Google Inc (“Google”).

Google Analytics maakt gebruik van “cookies”, tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door de cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van deze website wordt gewoonlijk overgebracht naar een server van Google in de VS en daar opgeslagen. Als de anonimisering van het IP-adres op deze website wordt geactiveerd, zal Google echter eerst uw IP-adres in de lidstaten van de Europese Unie of in andere staten die partij zijn bij de overeenkomst betreffende de Europese Economische Ruimte, verminderen. Slechts in uitzonderlijke gevallen wordt het volledige UP-adres naar een server van Google in de VS verzonden en daar verkort. In opdracht van de exploitant van deze website gebruikt Google deze informatie om uw gebruik van de website te evalueren, rapporten over de websiteactiviteiten samen te stellen en de exploitant van de website andere diensten met betrekking tot het gebruik van de website en het internet aan te bieden. Het IP-adres dat door uw browser in de con-tekst van Google Analytics wordt verzonden, wordt niet met andere gegevens van Google samengevoegd. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in uw browser de daarvoor geëigende instellingen te selecteren. U kunt ook voorkomen dat Google de door het cookie gegenereerde gegevens met betrekking tot uw gebruik van de website (met inbegrip van uw IP-adres) verzamelt en deze gegevens door Google verwerkt door het downloaden en installeren van de browser-plug-in die beschikbaar is op http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en.

Social media

Op onze website is het mogelijk informatie via social media te delen, via de aanwezige social media knoppen. Via deze knoppen kunnen de betreffende social media cookies plaatsen. Op het gebruik door deze partijen hebben wij geen invloed. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor het gebruik en de verstrekking van gegevens die op deze manier worden verkregen. Op dit gebruik zijn het privacy beleid en de algemene voorwaarden van de betreffende social media van toepassing.

Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

SPOTS neemt de bescherming van persoonsgegevens uiterst serieus en neemt passende fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Mocht u toch de indruk hebben dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of als u meer informatie wenst over de beveiliging van uw persoonsgegevens, kan contact worden opgenomen met SPOTS via info@stichtingspots.nl .

Wijzigingen

Wij kunnen ons privacy beleid wijzigen. Wijzigingen in ons privacy beleid zullen wij aanpassen in deze privacyverklaring. We adviseren daarom om met regelmaat ons actuele privacyverklaring te lezen ten aanzien van wijzigingen.

Welke rechten heeft u?

U dient er zelf voor te zorgen dat SPOTS over de juiste persoonsgegevens beschikt. U heeft altijd het recht bij ons om inzage te vragen welke gegevens bij ons in onze database staan.

Via het e-mailadres info@stichtingspots.nl  kunt u schriftelijk bezwaar maken tegen gebruik van bepaalde gegevens door SPOTS, of verzoeken om inzage in, correctie en/of verwijdering van uw persoonsgegevens. Op schriftelijk verzoek zullen eventuele, door u medegedeelde correcties, worden verwerkt. SPOTS zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek reageren. Klachten over het gebruik van persoonsgegevens kunnen gericht worden aan SPOTS of aan de Autoriteit Persoonsgegevens gevestigd te 2594 AV  Den Haag, Bezuidenhoutseweg 30, of per telefoon via 0900 – 2001 201.

Vragen, opmerkingen, klachten

Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft naar aanleiding van deze privacyverklaring of over de wijze waarop SPOTS omgaat met uw persoonsgegevens, dan kunt u per e-mail contact met ons opnemen via info@stichtingspots.nl of per telefoon via 06 40947232.